Електронні каталоги у сфері державних закупівель мають міжнародну практику і покликані спростити та, в той же час, зробити більш ефективним таке складне явище, як тендерна процедура. Застосування е-каталогів є ключовою частиною на шляху до оптимізації закупівельного процесу будь-якої прогресивної країни. Європейська Комісія ще у 2007 році замовила дослідження для аналізу практики та застосування електронних каталогів для їх наступної інтеграції у сферу державних закупівель – E-catologues in Electronic Public Procurement. То ж, за прикладом прогресивної частини світу, державна система закупівель Prozorro розширила операційні можливості для учасників тендерного процесу, особливо, це стосується сектору B2G (Business-to-Government).
Прозорий електронний каталог – що то є?
Е-каталог Prozorro Market було створено як впорядковану систему пропозиції ринку для державного замовника. Електронні каталоги дають можливість швидкого проведення закупки до 200 тисяч гривень, грошовий об’єм якої визначено першою частиною 3 статті оновленої редакції Закону «Про публічні закупівлі». Формує каталог та надає підтримку його користувачам централізована закупівельна організація. Завдяки застосуванню електронного каталогу, державний замовник та його постачальники отримують багато важливих переваг у порівнянні зі звичними тендерними процедурамі в ЕСЗ.
Е-каталог для постачальника
Великий та надійний ринок збуту свого товару отримує потенційний учасник закупівль в інтернет-магазині Прозорро Маркет. Відсутність необхідності щоразового збору пакету документів для участі у закупівлі значно розвантажує робочий штат постачальника. Оскільки, без будь-яких гарантій отримання державного замовлення, підприємець щоразу готував унікальний стос паперів відповідно до вимог тендерного комітету замовника. Це вартувало часу та грошей, а також відповідальності та концентрованої уваги від працівників, для уникнення елементарної помилки як людського фактору. Тому, спрощений протокол кваліфікації економить час, гроші та дорогоцінний ресурс кваліфікованих працівників.
Однарозова кваліфікація як відповідального постачальника товару відбувається протягом п’яти днів після подання заяви та необхідних документів до центральної закупівельної організації (ЦЗО). Акредитований електронний майданчик , що підключено до функціоналу е-каталогу, надає послуги розіщення товару на загально прийнятих умовах:
– розміщення продукції є безкоштовним;
– сплата комісії у розмуоу 5% проводиться лише після проведення закупівлі.
Створення спрощеного формату проведення допорогових закупівель це питання не лише комфорту та документального розвантаження, але й збереження принципів справедливої та відкритої конкуренції на ринку ЕСЗ.
Е-каталог для замовника
Проведення закупівель через електронний каталог маркетплейсу вирішує головну проблему державного замовника – це швидкість та документальне забезпечення проведення закупки. Адже, перш, ніж оголосити проведення закупівлі, тендерний комітет замовника або його уповноважена особа повинні скласти детальні умови (ТД) для подання майбутніх пропозицій учасниками. Наступною кропіткою та відповідальною задачею є кваліфікація постачальника, яка повинна проводитися відповідно до чіткого регламенту Закону та зі збереження прав інших учасників конкурентного процесу.
Навіть, якщо обирати протокол спрощеної закупівлі через основну систему, на проведення такого тендеру потрібно не менше двох тижнів. А придбання товару в державному інтернет-магазині є не більше складним, ніж застосування пересічного комерційного каталогу. Одразу після обрання товару та усної координації (завжди краще підтвердити наявність товару) з потенційним постачальником, у системі починає формуватися чернетка. Автоматичне формування звітності щодо проведеної закупки через мартеплейс є особливим бонусом. А ЦЗО у якості адмініструючого органу, усіляко допомагає замовникам у проведенні закупівель через електронний каталог.
Центарльна закупівельна організація (ЦЗО) та е-каталог
ЦЗО представляє собою юридичну організацію з державною чи комунальною формою власності, діяльність у просторі електронних каталогів якої, в основному, регулює Кабмін (ч.15 ст. 11 Закону).
До відповідальності ЦЗО належать наступні питання:
– визначення структури та наповнення е-каталогу;
– створення профілів користувачів;
– кваліфікаційна акредитація усіх постачальників каталогу: аналіз їх пропозицій та репутації.
Дві діючі ЦЗО, наразі, адмініструють процес закупівль у каталозі:
– ДУ «Професйні закупівлі» – відповідальна за усі види товарів, за виключенням продукції та засобів медичного профілю.
– ДП «Медичні закупівлі України» – відповідальна за профільні медичні товари.
Як почати постачати державі?
Через головну платформу prozorro.gov.ua закупівельні організації оголошують про відбір постачальників на відкритих умовах. Порядок та пакет необхідних документів, відповідно до профілю товарів, визначає свій адмініструючий орган каталогу. Інформацію щодо статусу кваліфікації, постачальник отримує на свою електронну адресу і вже протягом п’яти робочих днів з моменту схвалення, майбутній постачальник маркетплейсу отримує доступ до е-каталогу, де може розміщувати свої пропозиції.
Подавати та оновлювати свої пропозиції, постачальник може через свій акредитований майданчик, що має підключення до сервісу. Що більше інформації буде містити пропозиція з товаром, то менше непорозумінь буде виникати під час майбутньої кооперації з замовниками. Це особливо стосується актуального питання наявності товару в постачальника. За відсутності або тимчасової недоступності товару на складах постачальника, ставиться нульове позначення у якості вартості товару. «Нульові» товари не відображаються у каталозі як активні.