Каждый кризис – это не только потери клиентов, бюджетов, но и поиск новый решений для ведения бизнеса. Даже самый пробивной предприниматель при стахановском трудолюбии не создаст прибыльное дело без эффективных инструментов управления бизнесом. Большие и маленькие компании сталкиваются с одинаковыми проблемами. В работе над проектами – хаос, невозможность выяснить, кто и за что отвечает, регулярный срыв сроков, в итоге невозможность оценить результаты работы. Поэтому малый и средний бизнес активно начал использовать онлайн-сервис для автоматизации бизнеса «Битрикс24», который заменяет массу устаревших и неудобных инструментов управления.
Мы поговорили с Анастасией Овчаренко, руководителем веб-студии TessLab и Александром, директором харьковского интернет-магазина Veliki.com.ua, о том, как им удается переживать кризисное время, сокращать свои издержки и эффективно управлять бизнесом с помощью новых инструментов управления.
Веб-студия TessLab занимается разработка сайтов, их технической поддержкой и продвижением в Интернете. Руководство компании столкнулось с проблемой эффективных коммуникаций с клиентами из-за отсутствия четко структурированных данных по каждому из них: истории заказов, этапах работы, статусах сделок. Всю информацию по заказчикам менеджеры заносили в базы, каждый в свою табличку Excel. Работ по комплексному проекту могло быть очень много и вели их, как правило, разные специалисты, делая пометки каждый у себя.
«В какой-то момент я поняла, что должна избавиться от этого хаоса, объединить всю накопленную информацию в одном месте, сегментировать базу и начать вести четкую и прозрачную историю общения с каждым заказчиком, чтобы понимать на каком мы сейчас этапе разработки, что и как реализовано, что запланировано, а что находится в работе», – рассказывает руководитель TessLab Анастасия Овчаренко.
Передача файлов через почтовые службы внутри компании, стикеры на столах и отсутствие автоматизированного контроля привели к поиску сервиса с полнофункциональным мобильным приложением, которое бы могло отслеживать и контролировать ход всех проектов, понимать, сколько времени тратит каждый сотрудник на свои задачи, какой результат это дает.
“Нам важно, чтобы каждый человек в нашей команде видел, что от его эффективности зависит общий результат. И мы выбрали облачный сервис «Битрикс24» с уже готовым CRM-решением. К тому же, до 12 человек он бесплатный. Это как оказалось простая и понятная система, доступная из любой точки, где есть выход в Интернет. Отпуск и передача задач другому для нас это легко и просто!” – говорит Анастасия Овчаренко, руководитель студии.
Больше нет стикеров, миллионов уточнений, а после совещаний все данные оказываются в едином рабочем пространстве.
“Мне приходилось на практике часто видеть, как отличная идея, высказанная менеджером на совещании, коверкалась, теряла свою эффективность пока доходила до реализации. Блокнотики, Exсel, длинная переписка в почте, – делают бизнес неповоротливым. Если у компании неправильно выстроены бизнес-процессы, то любые работы будут затратными и неэффективными, а все сроки сорваны. С «Битрикс24» нам удалось правильно отстроить многие процессы в компании с автоматическим контролем. Все «слабые» места стали видны и отслеживаются”, – продолжает Анастасия.
Теперь обслуживание заказчиковв компании TessLab всегда на высоком уровне. Вся информация о сделках в одном месте, с момента первого звонка и доповторного обращения клиента. Причем в «Битрикс24» удается отслеживать как результаты работы каждого менеджера, анализируя воронку продаж, так и продуктивность других специалистов с помощью отчетов по задачам.
Александр, директор ВеликиГруп: «Битрикс24» воспитывает армейский принцип: «сделал – отчитайся, не сделал – дважды отчитайся».
Прежде, чем обратиться к «Битрикс24», как к эффективному способу оптимизации рабочих процессов, компания «Велики Груп» прошла долгий путь проб и ошибок: от установки множества разрозненных решений, работы с «GoogleDocs», «Todoist» – до посещения IT-конференций и, наконец-то, – знакомства с преимуществами облачного сервиса.
«Работали в гуглодоках, вели там «туду», ставили задачи, писали планы, и до поры до времени хватало, ведь офис небольшой. Когда нам надоело, что задачи постоянно забываются, теряются и дублируются в расплодившихся гуглодока, — встал вопрос поиска более эффективного решения для постановки задач и их мониторинга.
Сначала мы установили программу Todoist, но в ней нас не устроила платность элементарных функций (например, напоминания, без которых никуда), и в целом ограниченный набор функций для полноценной работы с задачами. И тогда я вспомнил про «Битрикс24», – рассказывает Александр.
Veliki.com.ua — это интернет-магазин товаров для активного отдыха и спорта, основанный в ноябре 2007 года компанией «ВеликиГруп». На сегодняшний день в офисе компании работает 8 человек, плюс партнер по доставке: руководитель и 2 экспедитора «в поле». В своем развитии компания «Велики Груп»акцентирует особое внимание на двух направлениях: поиске оптимальных средств по улучшению сайтаинтернет-магазина, а также внедрении актуальных IT-решений для повышения эффективности работы коллектива.
Особенно полезным и актуальным, по мнению работников компании, является функционал «Задачи», который позволяет постоянно актуализировать текущие
задания, налаживать диалог и координацию действий между сотрудниками, повышать скорость и эффективность в решении рабочих вопросов.
«Письменная постановка задач, отслеживание их сроков и результатов заставляют людей быть очень точными в формулировках. Помогает и то, что в системе всегда легко восстановить историю коммуникаций — понять кто, что, когда и для чего делал. Эта ясность сразу помогает увеличить общую скорость работы, особенно в части создания новых продуктов», – рассказывает Александр.
Задачи больше не теряются в работе с огромным количеством данных и множеством текущих обсуждений. Теперь в компании соблюдается самое главное правило: любая задача должна вызвать какую-то реакцию и быть либо отклонена, либо выполнена, либо разветвлена на подзадачи и выполнена. Вариантов проигнорировать задачуу Александра и его сотрудников нет.
«Это воспитывает у коллег армейский принцип: «сделал – отчитайся, не сделал – дважды отчитайся. Ведь самое плохое в командной работе, это когда она теряет эффективность из-за проскальзывания в отдельных звеньях. Избежать же этого можно, используя надежный, удобный и доступный инструмент обмена сигналами о ходе выполнения задач, проектов и поручений»,- подводит итоги Александр.
Хотите решать свои бизнес-задачи так же эффективно? Зарегистрируйтесь в бесплатной версии «Битрикс24», используя промокод «Bonus2014», и получите дополнительно 10ГБ под файловое хранилище на полгода бесплатно. Промокод действителен до 31.12.2014.
Підписуйтесь на Telegram-канал “Новини АТН”